Personeel dat indienst komt volgt voor afdeling personeelszaken veelal een vast stramien. Maak gebruik van deze checklist en vergeet geen belangrijke stappen.
- Aanmelden bij de belastingdienst – Als u voor het eerst personeel aanneemt, heeft u een loonheffingennummer nodig. Dit nummer verkrijgt u na aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst.
- Arbeidscontract – U (laat) een arbeidscontract op maat maken. Het arbeidscontract wordt door zowel de tekenbevoegde persoon binnen de organisatie als de nieuwe medewerker ondertekend. Het arbeidscontract is de basis van de wederzijdse rechten en verplichtingen gedurende het loondienstverband.
- Identificatie – U maakt (voor de eerste werkdag) een kopie van het ID van de nieuwe medewerker en bewaart dit in het personeelsdossier. Hiermee voldoet u aan de identificatieplicht.
- Bezittingen van de organisatie – Medewerkers krijgen vaak bezittingen van de organisatie mee, die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Zorg dat voor ontvangst van bijvoorbeeld tags, laptops, sleutels en toebehoren voor ontvangst getekend wordt.
- Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen – Zorg voor een ondertekend formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Documenteer dit formulier ook in uw personeelsdossier.
- Welkomstpakket – Een welkomstpakket voor de eerste dag doet het altijd goed. In dit welkomstpakket kunt u meteen documentatie toevoegen over bijvoorbeeld kledingadvies, parkeren en toegang tot het pand.
- IT – Zorg voor de eerste werkdag voor een aanmelding van een account in de Active directory van uw netwerk, activeer licenties en genereer een e-mailadres.
- Pensioen – Aanmelding van uw nieuwe medewerker bij het pensioenfonds (indien van toepassing).
- Wijziging in de personeelsbezetting doorgeven aan de KVK – Een wijziging in de personeelsbezetting geeft u middels een wijzigingsformulier door aan de KVK.
- Autolease, brandstofpas & gebruikersovereenkomst – Gebruikersovereenkomst tegelijkertijd met de arbeidsovereenkomst ondertekenen (en in ieder geval voor het afsluiten van de autolease). Denk ook aan bepalingen voor het eventueel overnemen van de auto bij uitdienst bij opzeggen door de medewerker en bij slecht functioneren. Zorg er voorts voor dat de auto en de brandstofpas bij indienst beschikbaar zijn.