Uw eerste personeelslid aannemen is een indrukwekkende stap. Een stap die gepaard gaat met de nodige regelgeving. In dit artikel geven we een samenvatting van wat er zoal bij komt kijken wanneer u uw eerste personeelslid aanneemt.

Aanmelden bij de belastingdienst

Als u personeel aanneemt, heeft u een loonheffingennummer nodig. Dit nummer verkrijgt u na aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst.

Eigenrisicodrager

Geef door of u eigenrisicodrager voor de WAO/WIA, WGA en/of de Ziektewet wordt.

Werving en selectie

Via bijvoorbeeld uw website, uw locatie een jobboard of via een werving- en selectiebureau laat u de markt weten dat u een vacature vacant heeft.

U onderhandelt over salaris en overige voorwaarden. Uiteraard komt u een loon boven het minimumloon overeen. Verder houdt u zich – indien van toepassing – aan de cao.

Documentatie

U (laat) een arbeidscontract op maat maken. Het arbeidscontract wordt door zowel de tekenbevoegde persoon binnen de organisatie als de nieuwe medewerker ondertekend. Het arbeidscontract is de basis van de wederzijdse rechten en verplichtingen gedurende het loondienstverband.

Onder voorwaarden (dus niet altijd) kunt u een proeftijd overeenkomen. Zo kunnen zowel u als de nieuwe werknemer eerst een periode toetsen of de wederzijdse bevindingen positief zijn. Gedurende de proeftijd kunnen zowel u als de nieuwe werknemer het arbeidscontract zonder opgaaf van reden beëindigen.

U maakt (voor de eerste werkdag) een kopie van het ID van de nieuwe medewerker en bewaart dit in het personeelsdossier. Hiermee voldoet u aan de identificatieplicht.

Zorg dat voor ontvangst van tags, sleutels en toebehoren getekend wordt.

Een gedocumenteerde risico-inventarisatie & evaluatie is verplicht. Hiermee zorgt u ervoor dat uw werknemer veilig en gezond kunnen werken. Vanaf één personeelslid is ook het aanwijzen van een preventiemedewerker en bedrijfshulpverlener verplicht.

Beoordeel of een verzekering gewenst is (bijvoorbeeld een Ziekteverzuimverzekering, een collectieve ongevallenverzekering of een pensioenverzekering).

Bewaar alle gegevens en zorg dat u AVG-proef werkt.

Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Zorg voor een ondertekend formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Documenteer dit formulier ook in uw personeelsdossier.

Welkomstpakket

Een welkomstpakket voor de eerste dag doet het altijd goed. In dit welkomstpakket kunt u meteen documentatie toevoegen over bijvoorbeeld kledingadvies, parkeren en toegang tot het pand.

IT

Zorg voor de eerste werkdag voor een aanmelding van een account in de Active directory van uw netwerk, activeer licenties en genereer een e-mailadres.

Pensioen

Aanmelding van uw nieuwe medewerker bij het pensioenfonds (indien van toepassing).

Eerste werkdag

Warm welkom, zorg voor een schone en veilige werkplek en verzorg een degelijk onboarding programma (begin bij de basis, wat zijn de verwachtingen hoe functioneren de softwareprogramma’s en check gedurende de dag of alles helder is).

Wijziging in de personeelsbezetting doorgeven aan de KVK

Een wijziging in de personeelsbezetting geeft u middels een wijzigingsformulier door aan de KVK.

Verloning

Verloning kunt u of zelf regelen of uitbesteden. Tot ongeveer 20 personeelsleden is het uitbesteden van de verloning goedkoper en voor u prettiger. U krijgt dan een loonstrook voor de uitzendkracht, loonjournaalpost voor de financiële administratie, een betaalbatch voor de betaling van het salaris, aangifte loonheffingen en betaalbatch loonheffingen aangeleverd. Ook het jaarwerk wordt bij uitbesteden geregeld.